Leitfaden Veranstaltungsorganisation

Was muss man bei der Organisation von Veranstaltungen beachten?

Ein großes / größers öffentliches Event muss nicht nur inhaltlich gut organisiert sein, es gibt auch viele Vorgaben, die man als "Otto-Normal-Person" gar nicht kennt. Natürlich kann man nach dem Motto "Wer viel fragt kriegt auch viel Antwort" agieren - aber "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht". Und da es hier um den guten Zweck geht, dürfte vieles sehr viel leichter sein als bei kommerziellen Veranstaltungen.

Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:

Genehmigungen und Gestattungen

1. Genehmigung: Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt oder zumindest die Veranstaltung angemeldet werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.
2. Schankgenehmigung: Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Sind es verschiedene Verkäufer, muss jeder einzelne diese beantragen.
3. Feuerwerk: Nur der Vollständigkeit halber: Außer an Silvester bedürfen Feuerwerke der Genehmigung.

Sicherheit

1. Sanitäter und Feuerwehr: Je nach Ort, Größe und Vorhaben können die Anwesenheit eines Sanitätsdienstes und einer Feuerwehrperson notwendig und/oder vorgeschrieben sein.
2. Corona-Maßnahmen: 2G+, 3G,... es ist gar nicht abzusehen, wie die Situation z.B. im Advent sein wird und welche Vorgaben dann gelten. Man sollte sich sicherheitshalber darauf einstellen, dass irgendwann auch im Flutgebiet wieder verstärkt auf die Einhaltung der Coronabestimmungen geachtet wird - gerade bei Veranstaltungen, die nicht der unmittelbaren Nothilfe dienen. Dh es könnte z.B. ein sehr großer Kontrollaufwand bei innerhäusigen Veranstaltungen nötig sein, auch bei Outdoorveranstaltungen eine Zugangskontrolle vorgeschrieben werden oder oder oder ...

Im Vorfeld zu beachten

1. Veranstalterhaftpflicht: Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand, kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen.
2. GEMA: Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es seit ein paar Jahren auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet, direkt 100 % Aufschlag als Strafe.
3. Kalkulation: Rechnet mit dem Worst Case: Was ist, wenn wg. Corona-Auflagen, schlechtem Wetter, Überangebot nur wenige oder gar keine Leute kommen? Gibt es eine Ausfallbürgschaft? Was passiert mit Lebensmitteln, Geschenken usw.?
4. Tombola: Soll eine Tombola durchgeführt werden, sollte man sich auch gründlich bei den lokalen Aufsichtsbehörden (ADD/Bezirksregierung) erkundigen, in welchem Rahmen diese steuerfrei bleibt.

Verkauf

Lebensmittel und Getränke

1. Hygieneverordnung: Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien. Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt.
2. Allergenkennzeichnung: Hinweise sind z.B. hier zu finden: Kreis Ahrweiler Ob diese auch bei Benzefiz-Veranstaltungen eingehalten werden müssen, ist nachzufragen.
3. Jugendschutzgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html

Gegenstände

1. CE-Kennzeichnung: Bei der "Inverkehrbringung" von bestimmten Produktgruppen ist eine CE-Kennzeichnung notwendig. ZB bei allem, was als Spielzeug angesehen werden könnte, alles, was elektrisch ist etc. Ob für die Verkäufer auf einem Spendenbasar oder die Schenker von Nikolaustüten Ausnahmen gemacht werden, muss individuell geklärt werden. Ähnliches gilt für die Textilkennzeichnungspflicht, den Verkauf von geschlossenen alkoholhaltigen Produkten (z.B. selbstgemachte Likör), .. [1] [2]

Ver- und Entsorgung

1. Strom, Wasser, Abwasser: Gibt es Anschlüsse, sind die ausreichend gesichert? Gerade Glühweinkocher, Waffeleisen etc. brauchen sehr viel Strom und haben schon so manche Sicherung zum Knallen gebracht. Gibt es Matten, um Kabel etc. nicht zu Stolperfallen werden zu lassen? (Kleiner Tipp am Rande: Kabeltrommeln nie ganz oder teilweise aufgerollt lassen, das Kabel muss immer frei liegen - sonst droht Überhitzung und der Überhitzungsschutzstecker fliegt.)
2. Müllentsorgung: Knackpunkt nach großen Veranstaltungen: Müllentsorgung. Bei manchen Abfallwirtschaftsbetrieben kann man spezielle "Event-Container" buchen.

Werbung

Blickt aus der Sicht des unwissenden, ortsfremden Lesers auf Eure Ankündigung/Werbung:

1. Veranstaltungsort: Ort, Straße, Hausnummer - gerade bei Dorfgemeinschaftshäusern ist es für Ortsfremde oft schwer, eine navitaugliche Adresse herauszufinden.
2. Termin: Wochentag, Datum, Uhrzeit - wenn möglich auch Endzeit
3. Titel der Veranstaltung
4. Zielgruppe: Für wen ist die Veranstaltung? Für jede:n? Nur für die Einwohner des Ortes?
5. Anreise: Wo kann geparkt werden, gibt es einen Busshuttle.
6. Kosten: Um Frust und für den ein- oder anderen Besucher böse Überraschungen vorzubeugen, kommuniziert bitte klar und deutlich, ob die Veranstaltung Eintritt kostet, ob alles geschenkt ist oder oder oder.
7. Anmeldung: Ist eine Anmeldung notwendig? Wenn ja, bei wem, wie und bis wann?

Wird fortgesetzt.

Aus jahrzehntelanger Erfahrung: Ordnungsämter und sonstige Behörden sind sehr hilfsbereit und zuvorkommend, sie wollen nur gefragt werden.

Viel Erfolg!

Diese lose Sammlung entstand aus 30 Jahren Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen der unterschiedlichsten Größe und Ausrichtung, sowohl im ehrenamtlichen als auch im dienstlichen Bereich.

Redakteur:in: root ‐ Letzter Stand: 13.09.2021 17:49 Uhr Hinweis: Dauerhafte Recherche und stets gesicherte Informationen. Das ist unser Anspruch im FLUT [[WIKI]]. Daher recherchieren und überprüfen alle Mitwirkenden ehrenamtlich mit großer Sorgfalt die hier dargestellten Informationen. Dennoch können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Aus diesem Grund erheben die Informationen auf FLUT [[WIKI]] keinen Anspruch auf Aktualität oder Vollständigkeit. Von daher schaut stets auf den letzten Stand der Wiki-Seite. Wir übernehmen keine Gewährleistung, sollten Informationen veraltet oder falsch sein. Findet ihr einen Fehler oder habt ihr weitere Informationen, dann lasst es uns per Mail wissen. Für externe Seiten, die im FLUT [[WIKI]] aufgeführt sind, haftet der Anbieter der jeweiligen externen Seite. Wir übernehmen keine Verantwortung für die Aktualität und Verfügbarkeit von Webseiten Dritter, die über externe Links im FLUT [[WIKI]] zu erreichen sind.