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Leitfaden Veranstaltungsorganisation (Quelltext anzeigen)

Version vom 13. September 2021, 12:58 Uhr

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Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:
Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:
==Genehmigungen und Gestattungen===


# '''Genehmigung:''' Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung  - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.  
# '''Genehmigung:''' Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung  - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.  
# '''Schankgenehmigung:''' Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Sind es verschiedene Verkäufer, muss jeder einzelne diese beantragen.
# '''Schankgenehmigung:''' Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Sind es verschiedene Verkäufer, muss jeder einzelne diese beantragen.
#'''Sanitäter und Feuerwehr''': Je nach Ort, Größe und Vorhaben können die Anwesenheit eines Sanitätsdienstes und einer Feuerwehrperson notwendig und/oder vorgeschrieben sein.
#'''Corona-Maßnahmen''': 2G+, 3G,... es ist gar nicht abzusehen, wie die Situation z.B. im Advent sein wird und welche Vorgaben dann gelten. Man sollte sich sicherheitshalber darauf einstellen, dass irgendwann auch im Flutgebiet wieder verstärkt auf die Einhaltung der Coronabestimmungen geachtet wird - gerade bei Veranstaltungen, die nicht der unmittelbaren Nothilfe dienen. Dh es könnte z.B. ein sehr großer Kontrollaufwand bei innerhäusigen Veranstaltungen nötig sein, auch bei Outdoorveranstaltungen eine Zugangskontrolle vorgeschrieben werden oder oder oder ...
==Im Vorfeld zu beachten==
# '''Veranstalterhaftpflicht:''' Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand,  kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen.
#'''GEMA:''' Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es seit ein paar Jahren auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet, direkt 100 % Aufschlag als Strafe.
# Kalkulation: Rechnet mit dem Worst Case: Was ist, wenn wg. Corona-Auflagen, schlechtem Wetter, Überangebot nur wenige oder gar keine Leute kommen? Gibt es eine Ausfallbürgschaft? Was passiert mit Lebensmitteln, Geschenken usw.?
#'''Tombola''': Soll eine Tombola durchgeführt werden, sollte man sich auch gründlich bei den lokalen Aufsichtsbehörden (ADD/Bezirksregierung) erkundigen, in welchem Rahmen diese steuerfrei bleibt.
==Verkauf==
===Lebensmittel und Getränke===
# '''Hygieneverordnung:''' Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien. Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt.
# '''Hygieneverordnung:''' Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien. Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt.
# '''Allergenkennzeichnung''': Hinweise sind z.B. hier zu finden: [https://kreis-ahrweiler.de/wp-content/uploads/2021/02/Merkblatt_Allergenkennzeichnung.pdf Kreis Ahrweiler] Ob diese auch bei Benzefiz-Veranstaltungen eingehalten werden müssen, ist nachzufragen.  
# '''Allergenkennzeichnung''': Hinweise sind z.B. hier zu finden: [https://kreis-ahrweiler.de/wp-content/uploads/2021/02/Merkblatt_Allergenkennzeichnung.pdf Kreis Ahrweiler] Ob diese auch bei Benzefiz-Veranstaltungen eingehalten werden müssen, ist nachzufragen.  
# '''Veranstalterhaftpflicht:''' Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand,  kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen.
#'''GEMA:''' Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es seit ein paar Jahren auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet, direkt 100 % Aufschlag als Strafe.
#'''Jugendschutzgesetz''': https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html
#'''Jugendschutzgesetz''': https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html
===Gegenstände===
#'''CE-Kennzeichnung''': Bei der "Inverkehrbringung" von bestimmten Produktgruppen ist eine CE-Kennzeichnung notwendig. ZB bei allem, was als Spielzeug angesehen werden könnte, alles, was elektrisch ist etc. Ob für die Verkäufer auf einem Spendenbasar oder die Schenker von Nikolaustüten Ausnahmen gemacht werden, muss individuell geklärt werden. Ähnliches gilt für die '''Textilkennzeichnungspflicht''', den Verkauf von geschlossenen '''alkoholhaltigen Produkten''' (z.B. selbstgemachte Likör),  .. [https://www.komnet.nrw.de/_sitetools/dialog/300159] [https://ce-handbuch.de/ce-kennzeichnung-von-spielzeug-informationen/] 
==Ver- und Entsorgung==
#'''Strom, Wasser, Abwasser''': Gibt es Anschlüsse, sind die ausreichend gesichert? Gerade Glühweinkocher, Waffeleisen etc. brauchen sehr viel Strom und haben schon so manche Sicherung zum Knallen gebracht. Gibt es Matten, um Kabel etc. nicht zu Stolperfallen werden zu lassen? (Kleiner Tipp am Rande: Kabeltrommeln nie ganz oder teilweise aufgerollt lassen, das Kabel muss immer frei liegen - sonst droht Überhitzung und der Überhitzungsschutzstecker fliegt.)
#'''Strom, Wasser, Abwasser''': Gibt es Anschlüsse, sind die ausreichend gesichert? Gerade Glühweinkocher, Waffeleisen etc. brauchen sehr viel Strom und haben schon so manche Sicherung zum Knallen gebracht. Gibt es Matten, um Kabel etc. nicht zu Stolperfallen werden zu lassen? (Kleiner Tipp am Rande: Kabeltrommeln nie ganz oder teilweise aufgerollt lassen, das Kabel muss immer frei liegen - sonst droht Überhitzung und der Überhitzungsschutzstecker fliegt.)
#'''Sanitäter und Feuerwehr''': Je nach Ort, Größe und Vorhaben können die Anwesenheit eines Sanitätsdienstes und einer Feuerwehrperson notwendig und/oder vorgeschrieben sein.
#'''Corona-Maßnahmen''': 2G+, 3G,... es ist gar nicht abzusehen, wie die Situation z.B. im Advent sein wird und welche Vorgaben dann gelten. Man sollte sich sicherheitshalber darauf einstellen, dass irgendwann auch im Flutgebiet wieder verstärkt auf die Einhaltung der Coronabestimmungen geachtet wird - gerade bei Veranstaltungen, die nicht der unmittelbaren Nothilfe dienen. Dh es könnte z.B. ein sehr großer Kontrollaufwand bei innerhäusigen Veranstaltungen nötig sein, auch bei Outdoorveranstaltungen eine Zugangskontrolle vorgeschrieben werden oder oder oder ...
#'''Müllentsorgung''': Knackpunkt nach großen Veranstaltungen: Müllentsorgung. Bei manchen Abfallwirtschaftsbetrieben kann man spezielle "Event-Container" buchen.
#'''Müllentsorgung''': Knackpunkt nach großen Veranstaltungen: Müllentsorgung. Bei manchen Abfallwirtschaftsbetrieben kann man spezielle "Event-Container" buchen.
#'''Tombola''': Soll eine Tombola durchgeführt werden, sollte man sich auch gründlich bei den lokalen Aufsichtsbehörden (ADD/Bezirksregierung) erkundigen, in welchem Rahmen diese steuerfrei bleibt.
 
# Kalkulation: Rechnet mit dem Worst Case: Was ist, wenn wg. Corona-Auflagen, schlechtem Wetter, Überangebot nur wenige oder gar keine Leute kommen? Gibt es eine Ausfallbürgschaft? Was passiert mit Lebensmitteln, Geschenken usw.?
 
#'''CE-Kennzeichnung''': Bei der "Inverkehrbringung" von bestimmten Produktgruppen ist eine CE-Kennzeichnung notwendig. ZB bei allem, was als Spielzeug angesehen werden könnte, alles, was elektrisch ist etc. Ob für die Verkäufer auf einem Spendenbasar oder die Schenker von Nikolaustüten Ausnahmen gemacht werden, muss individuell geklärt werden. Ähnliches gilt für die '''Textilkennzeichnungspflicht''', den Verkauf von geschlossenen '''alkoholhaltigen Produkten''' (z.B. selbstgemachte Likör),  .. [https://www.komnet.nrw.de/_sitetools/dialog/300159] [https://ce-handbuch.de/ce-kennzeichnung-von-spielzeug-informationen/]
==Werbung==
#'''Ausfallbürgschaft''': Wer trägt die Kosten, wenn es keine oder wenig Einnahmen gibt? Schlechtes Wetter, eine neue Corona-Verordnung, unkalkulierbares Verhalten der erwarteten Besucher, Absage des Termins durch die Band - vieles kann dazu führen, dass der Umsatz deutlich kleiner ausfällt, als erwartet. Dann sitzt man da. Getränke hat man idealerweise auf Kommission geholt, aber Lebensmittel, Genehmigung, Versicherung etc. pp. wollen bezahlt werden. Gibt es dafür Sponsoren, auch wenn die Veranstaltung ausfällt?
Blickt aus der Sicht des unwissenden, ortsfremden Lesers auf Eure Ankündigung/Werbung:
# '''Veranstaltungsort''': Ort, Straße, Hausnummer - gerade bei Dorfgemeinschaftshäusern ist es für Ortsfremde oft schwer, eine navitaugliche Adresse herauszufinden.
# '''Termin''': Wochentag, Datum, Uhrzeit - wenn möglich auch Endzeit
# '''Titel der Veranstaltung'''
# '''Zielgruppe''': Für wen ist die Veranstaltung? Für jede:n? Nur für die Einwohner des Ortes?
# '''Anreise''': Wo kann geparkt werden, gibt es einen Busshuttle.
# '''Kosten''': Um Frust und für den ein- oder anderen Besucher böse Überraschungen vorzubeugen, kommuniiziert bitte klar und deutlich, ob die Veranstaltung Eintritt kostet, ob alles geschenkt ist oder oder oder.
# '''Anmeldung''': Ist eine Anmeldung notwendig? Wenn ja, bei wem, wie und bis wann?
 
 


Wird fortgesetzt.
Wird fortgesetzt.
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