Leitfaden Veranstaltungsorganisation

Was muss man bei der Organisation von Veranstaltungen beachten?

Ein großes / größers öffentliches Event muss nicht nur inhaltlich gut organisiert sein, es gibt auch viele Vorgaben, die man als "Otto-Normal-Person" gar nicht kennt. Natürlich kann man nach dem Motto "Wer viel fragt kriegt auch viel Antwort" agieren - aber "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Und da es hier um den guten Zweck geht, düfte vieles sehr viel leichter sein als bei kommerziellen Veranstaltungen.

Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:

1. Genehmigung: Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.
2. Schankegenehmigung: Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen.
3. Hygieneverordnung: Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien. Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt.
4. Veranstalterhaftpflicht: Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand, kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen.
5. GEMA: Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es mittlerweile auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet, direkt 100 % Aufschlag als Strafe.
6. Jugendschutzgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html

Aus jahrzehntelanger Erfahrung: Ordnungsämter und sonstige Behörden sind sehr hilfsbereit und zuvorkommend, sie wollen nur gefragt werden.