Leitfaden Veranstaltungsorganisation

Wichtiger Hinweis! 
Aufgrund steigender Corona-Zahlen können sich Zutrittsbeschränkungen ergeben oder Veranstaltungen kurzfristig abgesagt werden. 
Bitte beachten Sie die aktuellen Corona-Regelungen.

Was muss man bei der Organisation von Veranstaltungen beachten?

Ein öffentliches Event muss nicht nur inhaltlich gut organisiert sein, es gibt auch viele Vorgaben, die man als "Otto-Normal-Person" gar nicht kennt.

Was bedeutet überhaupt "öffentlich"? Dazu gelten folgende Leitfragen: "Ist der Personenkreis der Teilnehmer abgrenzt? Sind die Teilnehmer zueinander oder zum Veranstalter innerlich verbunden?" Natürlich kann man nach dem Motto "Wer viel fragt kriegt auch viel Antwort" agieren - aber "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht". Und da es hier um den guten Zweck geht, dürfte vieles sehr viel leichter sein als bei kommerziellen Veranstaltungen.

Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:

Genehmigungen und Gestattungen

1. Genehmigung: Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt oder zumindest die Veranstaltung angemeldet werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung (bis hin zum Thema Zäune, Drängelgitter, Security) - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.
2. Schankgenehmigung: Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Sind es verschiedene Verkäufer (z.B. auch verschiedene Vereine mit verschiedenen Kassen), muss jeder einzelne diese beantragen.
3. Feuerwerk: Nur der Vollständigkeit halber: Außer an Silvester bedürfen Feuerwerke der Genehmigung.

Sicherheit

1. Sanitäter und Feuerwehr: Je nach Ort, Größe und Vorhaben können die Anwesenheit eines Sanitätsdienstes und einer Feuerwehrperson notwendig und/oder vorgeschrieben sein.
2. Corona-Maßnahmen: 2G, 2G+, 3G,... es ist gar nicht abzusehen, wie die Situation z.B. im Advent sein wird und welche Vorgaben dann gelten. Man sollte sich sicherheitshalber darauf einstellen, dass irgendwann auch im Flutgebiet wieder verstärkt auf die Einhaltung der Coronabestimmungen geachtet wird - gerade bei Veranstaltungen, die nicht der unmittelbaren Nothilfe dienen. Dh es könnte z.B. ein sehr großer Kontrollaufwand bei innerhäusigen Veranstaltungen nötig sein, auch bei Outdoorveranstaltungen eine Zugangskontrolle vorgeschrieben werden oder oder oder ...
3. Bühnenbau: "50 Weinkisten und 10 Spanplatten" - so beschreibt ein Musiker die wildeste Bühne, auf der sie mal spielen sollten. Ganz so einfach ist es nicht. Ist an einem Veranstaltungsort eine Bühne nicht fest installiert, muss die sie aus sogenannten Bühnenelementen gebaut werden. Diese gibt es zu leihen. Je nach Größe und Aufbauten muss sie sogar vom TÜV abgenommen werden bzw. ein sogenanntes Bühnenbaubuch geführt werden. Der Veranstaltungstechniker:in des Vertrauens berät dazu.

Im Vorfeld zu beachten

1. Veranstalterhaftpflicht: Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel und verletzt sich, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand, zerreißt sich ein Besucher an einem hervorstehenden Nagel die Hose, kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen. (Siehe z.B. Unternehmen helfen - Aktionen#Veranstalterhaftpflicht
2. GEMA: Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es seit ein paar Jahren auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet, direkt 100 % Aufschlag als Strafe. Öffentlich ist im Zweifelsfall alles, was keine Familienfeier ist. Die Gema hat allerdings auch eine Liste von Weihnachtsliedern veröffentlicht, die im Original gebührenfrei sind.
3. Kalkulation: Rechnet mit dem Worst Case: Was ist, wenn wg. Corona-Auflagen, schlechtem Wetter, Überangebot nur wenige oder gar keine Leute kommen? Gibt es eine Ausfallbürgschaft? Was passiert mit Lebensmitteln, Geschenken usw.?
4. Tombola: Soll eine Tombola durchgeführt werden, sollte man sich auch gründlich bei den lokalen Aufsichtsbehörden (ADD/Bezirksregierung) erkundigen, in welchem Rahmen diese steuerfrei bleibt.
5. Spendenquittung: Der ein oder andere Sponsor möchte sicher eine Zuwendungsbestätigung/Spendenquittung/Spendenbescheinigung - Wer kann diese für die Veranstaltung ausstellen?

Corona-Regelungen

Auf Grund der steigenden Infektionszahlen und der Auslastung der Krankenhäuser, insbesondere der Intensivstationen, muss mit sich verschärfenden Regelungen gerechnet werden.

Daher können wir hier auch nur auf die allgmeinen Seiten hinweisen, mit der Bitte, sich dort zu informieren. Im Zweifelsfall entscheidet der Landkreis bzw. das zuständige Ordnungsamt, ob und unter welchen Auflagen eine Veranstaltung stattfinden kann.

www.bundesregierung.de: Bundesweite Regelungen

www.bundesregierung.de: Linkliste zu den Regelungen der Bundesländer

Landkreis Ahrweiler

www.kreis-ahrweiler.de: Informationen der Kreisverwaltung

www.ahrtal.de: Übersicht über die Regelungen im Ahrtal

Eifelkreis Bitburg-Prüm

https://www.bitburg-pruem.de/cms/buergerservice-verwaltung/corona-portal

Kreis Euskirchen

https://corona.kreis-euskirchen.de/

Rhein-Erft-Kreis

https://www.rhein-erft-kreis.de/coronavirus

Rhein-Sieg-Kreis

www.Rhein-Sieg-Kreis.de

Dokumentation und Nachverfolgung

Luca-App und Corona-Warn-App für Veranstalter

https://www.eventfinder.de/eventmarketing/event-registrierung-per-luca-und-corona-warn-app.php

Vordrucke

https://www.avery-zweckform.com/gaesteregistrierung-corona-covid

Vorlage Landwirtschaftskammer RLP

Vordruck der DeHoGa

Unbedingt Datenschutz beachten:

Listen nur, wenn die keine anderen Gäste einsehen können - also besser Einzelformulare

Listen + Formulare müssen so aufbewahrt werden, dass niemand sie einsehen kann

Listen und Formulare müssen nach der Aufbewahrungsfrist datenschutzkonform vernichtet werden

Verkauf

Lebensmittel und Getränke

1. Hygieneverordnung: Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien (Gastronomie-Küche, "Gesundheitszeugnisse", Meister-Zwang bei Bäckern und Konditoren, Angabe des Mindesthaltbarkeitsdatums, getrennte Toiletten für Personal und Gäste, ....). Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt. Zuständig sind das lokale Ordnungsamt bzw. die Lebensmittelkontrolle (teilweise beim Veterinäramt angesiedelt).
2. Allergenkennzeichnung: Hinweise sind z.B. hier zu finden: Kreis Ahrweiler Ob diese auch bei Benzefiz-Veranstaltungen eingehalten werden müssen, ist nachzufragen.
3. Jugendschutzgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html

Gegenstände

1. CE-Kennzeichnung: Bei der "Inverkehrbringung" von bestimmten Produktgruppen ist eine CE-Kennzeichnung notwendig. ZB bei allem, was als Spielzeug angesehen werden könnte, alles, was elektrisch ist etc. Ob für die Verkäufer auf einem Spendenbasar oder die Schenker von Nikolaustüten Ausnahmen gemacht werden, muss individuell geklärt werden.
2. Textilkennzeichnungspflicht Ähnliches gilt für die Textilkennzeichnungspflicht, den Verkauf von geschlossenen alkoholhaltigen Produkten (z.B. selbstgemachte Likör).
3. Kosmetikverordnung: Gerne werden selbstgemachte Badeperlen/-salze oder Seifen auf Basaren angeboten. Hier bewegt man sich rein rechtlich jedoch auf recht dünnem Eis, da die Kosmetikverordnung zwingend eine Inhaltsdeklaration sowie eine offizielle dermatologische Untersuchung verlangt.

Ver- und Entsorgung

1. Strom, Wasser, Abwasser: Gibt es Anschlüsse, sind die ausreichend gesichert? Gerade Glühweinkocher, Waffeleisen etc. brauchen sehr viel Strom und haben schon so manche Sicherung zum Knallen gebracht. Gibt es Matten, um Kabel etc. nicht zu Stolperfallen werden zu lassen? (Kleiner Tipp am Rande: Kabeltrommeln nie ganz oder teilweise aufgerollt lassen, das Kabel muss immer frei liegen - sonst droht Überhitzung und der Überhitzungsschutzstecker fliegt.)
2. Müllentsorgung: Knackpunkt nach großen Veranstaltungen: Müllentsorgung. Bei manchen Abfallwirtschaftsbetrieben kann man spezielle "Event-Container" buchen.
3. Toiletten: Wer kümmert sich während der Veranstaltung darum, dass die Toiletten immer sauber sind, Toiletten- und Handtuchpapier sowie Seife nachgefüllt wird?

Werbung

Blickt aus der Sicht des unwissenden, ortsfremden Lesers auf Eure Ankündigung/Werbung:

1. Veranstaltungsort: Ort, Straße, Hausnummer - gerade bei Dorfgemeinschaftshäusern ist es für Ortsfremde oft schwer, eine navitaugliche Adresse herauszufinden.
2. Termin: Wochentag, Datum, Uhrzeit - wenn möglich auch Endzeit
3. Titel der Veranstaltung
4. Zielgruppe: Für wen ist die Veranstaltung? Für jede:n? Nur für die Einwohner des Ortes?
5. Anreise: Wo kann geparkt werden, gibt es einen Busshuttle.
6. Kosten: Um Frust und für den ein- oder anderen Besucher böse Überraschungen vorzubeugen, kommuniziert bitte klar und deutlich, ob die Veranstaltung Eintritt kostet, ob alles geschenkt ist oder oder oder.
7. Anmeldung: Ist eine Anmeldung notwendig? Wenn ja, bei wem, wie und bis wann?

Nicht vergessen

1. Wechselgeld: Größere Mengen Münzgeld müssen idR einige Tage im Voraus beim Kreditinstitut des Vertrauens bestellt werden. Kostet sowohl bei der Aus- wie bei der Einzahlung Gebühren. Hilfreich sind eher Bons, die mit Scheinen bezahlt werden.
2. Bonrollen: Gibt es bei allen Festausstattern, Büro- und Großmärkten. Um Nassauern vorzubeugen, kann man die Bons mit individuellen Stempeln stempeln, damit sie nur für dieses eine Event genutzt werden können.
3. Preisgestaltung: Macht es den Leuten einfach: So wenig unterschiedliche Preise wie möglich, so dass man gut schnell alles im Kopf rechnen kann. Legt den Leuten einlaminierte Multiplikationstabellen bereit: 1 Getränk 3 Bons, 2 Getränke 6 Bons, ...
4. "Kassenaufsicht": Legt genau fest und instruiert ALLE, wer Bargeld aus den Kassen nehmen darf, z.B. bei einer Party. Und genau diese Person ist dafür zuständig, regelmäßig große Scheine und zu große Mengen kleinerer Scheine aus der Kasse heraus und Wechselgeld (Münzen) hinein zu tun.
5. Erste Hilfe: Einfach Autoverbandskissen aus dem Discounter an ein paar strategisch wichtigen Stellen, Pflaster, Handdesinfektionsmittel. Wissen, wer Ersthelfer ist. Niemand außer Ärzten darf Medikamente verabreichen, noch nicht mal rezeptfreie Schmerzmittel.

Wird fortgesetzt.

Aus jahrzehntelanger Erfahrung: Ordnungsämter und sonstige Behörden (bzw. deren Mitarbeiter:innen) sind meist sehr hilfsbereit und zuvorkommend, sie wollen nur gefragt werden.

Viel Erfolg!

Diese lose Sammlung entstand aus 30 Jahren Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen der unterschiedlichsten Größe und Ausrichtung, sowohl im ehrenamtlichen als auch im dienstlichen Bereich.

Redakteur:in: root ‐ Letzter Stand: 11.12.2021 11:11 Uhr Hinweis: Dauerhafte Recherche und stets gesicherte Informationen. Das ist unser Anspruch im FLUT [[WIKI]]. Daher recherchieren und überprüfen alle Mitwirkenden ehrenamtlich mit großer Sorgfalt die hier dargestellten Informationen. Dennoch können Fehler nicht ausgeschlossen werden. Aus diesem Grund erheben die Informationen auf FLUT [[WIKI]] keinen Anspruch auf Aktualität oder Vollständigkeit. Von daher schaut stets auf den letzten Stand der Wiki-Seite. Wir übernehmen keine Gewährleistung, sollten Informationen veraltet oder falsch sein. Findet ihr einen Fehler oder habt ihr weitere Informationen, dann lasst es uns per Mail wissen. Für externe Seiten, die im FLUT [[WIKI]] aufgeführt sind, haftet der Anbieter der jeweiligen externen Seite. Wir übernehmen keine Verantwortung für die Aktualität und Verfügbarkeit von Webseiten Dritter, die über externe Links im FLUT [[WIKI]] zu erreichen sind.