Leitfaden Veranstaltungsorganisation

Was muss man bei der Organisation von Veranstaltungen beachten?

Ein großes / größers öffentliches Event muss nicht nur inhaltlich gut organisiert sein, es gibt auch viele Vorgaben, die man als "Otto-Normal-Person" gar nicht kennt. Natürlich kann man nach dem Motto "Wer viel fragt kriegt auch viel Antwort" agieren - aber "Unwissenheit schützt vor Strafe nicht". Und da es hier um den guten Zweck geht, dürfte vieles sehr viel leichter sein als bei kommerziellen Veranstaltungen.

Dennoch ein paar Punkte, die zu beachten bzw. zu erfragen sind und ggf. eine Genehmigung / Ausnahmegenehmigung bedürfen:

1. Genehmigung: Findet eine Veranstaltung im öffentlichen (Verkehrs-)Raum satt, muss in der Regel beim örtlichen Ordnungsamt eine Genehmigung eingeholt werden. Hier geht es dann häufig um ausreichende Anzahl an Toiletten, Parkplatz, Absicherung - und natürlich auch um Corona-Vorgaben.
2. Schankegenehmigung: Werden alkoholische Getränke verkauft, braucht man eine Schankgenehmigung, ist beim Ordnungsamt zu beantragen. Sind es verschiedene Verkäufer, muss jeder einzelne diese beantragen.
3. Hygieneverordnung: Bei der Produktion, Verpackung und der Darbietung von Speisen und Getränken gelten normalerweise strenge Richtlinien. Bei Brauchtumsfesten oder wohltätigen Veranstaltungen wird oft seitens der Behörden auf Dinge wie aktuelle Hygienebelehrung für alle Helferinnen und Helfer o.ä. verzichtet. Aber jedoch wird oft kontrolliert, ob ausreichend Handwaschgelegenheiten, Spuckschutz für die Lebensmittel etc. vorhanden sind. Im Rahmen der Corona-Vorbeugung wurden aber auch oft selbstgemachte, offene Speisen und Getränke als Geschenke nicht erlaubt.
4. Allergenkennzeichnung: Hinweise sind z.B. hier zu finden: Kreis Ahrweiler Ob diese auch bei Benzefiz-Veranstaltungen eingehalten werden müssen, ist nachzufragen.
5. Veranstalterhaftpflicht: Stolpert ein Besucher über ein schlecht verlegtes Kabel, setzt ein Glühweinkocher das Gemeindehaus in Brand, kann der Veranstalter haftbar gemacht werden. Am einfachsten ist es, wenn z.B. eine Gemeinde als Veranstalter auftritt oder ein Verein, der bereits eine entsprechende Rundumversicherung hat. Allen Privatpersonen, Interessengemeinschaften und sonstigen Initiativen sei geraten, sich sonst zu diesem Thema bei einem Versicherungsmenschen der Wahl kundig zu machen.
6. GEMA: Wird öffentlich Musik gespielt, fallen GEMA-Gebühren an - mittlerweile sogar für Weihnachtsmusik. (Ein Grund, warum es mittlerweile auf vielen Weihnachtsmärkten keine Musik mehr an den Buden gibt.) Dazu muss vorher bei der GEMA alles eingereicht werden. Macht man das nicht, verlangen die, wird man gemeldet wird, direkt 100 % Aufschlag als Strafe.
7. Jugendschutzgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/juschg/BJNR273000002.html
8. Strom, Wasser: Gibt es Anschlüsse, sind die ausreichend gesichert? Gerade Glühweinkocher, Waffeleisen etc. brauchen sehr viel Strom und haben schon so manche Sicherung zum knallen gebracht. Gibt es Matten, um Kabel etc. nicht zu Stolperfallen werden zu lassen? (Kleiner Tipp am Rande: Kabeltrommeln nie ganz oder teilweise aufgerollt lassen, das Kabel muss immer frei liegen - sonst droht Überhitzung und der Überhitzungsschutzstecker fliegt.)
9. Sanitäter und Feuerwehr: Je nach Ort, Größe und Vorhaben können die Anwesenheit eines Sanitätsdienstes und einer Feuerwehrperson notwendig und/oder vorgeschrieben sein.
10. Müllentsorgung: Knackpunkt nach großen Veranstaltungen: Müllentsorgung. Bei manchen Abfallwirtschaftsbetrieben kann man spezielle "Event-Container" buchen.
11. Tombola: Soll eine Tombola durchgeführt werden, sollte man sich auch gründlich bei den lokalen Aufsichtsbehörden (ADD/Bezirksregierung) erkunden, in welchem Rahmen diese steuerfrei bleibt.

Wird fortgesetzt.

Aus jahrzehntelanger Erfahrung: Ordnungsämter und sonstige Behörden sind sehr hilfsbereit und zuvorkommend, sie wollen nur gefragt werden.